Dokumente auslesen
SCAN///PDF
Die PDF///BOX erkennt, worum es in einem Dokument geht. SCAN///PDF holt heraus, was drinsteht — Beiträge, Kennzeichen, Vertragsnummern, Geburtsdaten. Sie legen fest, welche Felder Sie brauchen, und in welchem Format sie ankommen sollen.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Modelle aller gängigen KI-Anbieter — GPT, Claude, Gemini, Mistral und weitere
- OCR ist eingebaut: auch Scans, Faxe und Handyfotos werden gelesen
- Detaildaten zu über 20 Sparten — und die Liste ist nicht fest, sondern wächst mit Ihren Filtern
- Rückgabe als JSON, XML, CSV oder Excel
- Nutzbar in der PDF///BOX, als Weboberfläche oder per API
- AV-Verträge nach Art. 28 DSGVO mit den KI-Anbietern, Training vertraglich ausgeschlossen
- Abrechnung je Seite, Richtwert 0,5 – 3 ct
Warum das nötig ist
Ein Dokument zuzuordnen ist die halbe Arbeit.
Die andere Hälfte ist das Abtippen.
Ein Versicherungsschein ist erkannt und dem richtigen Vertrag zugeordnet — und trotzdem sitzt jemand davor und überträgt 51 Felder in die Verwaltungssoftware. Genau dort setzt SCAN///PDF an.
Was hineingeht
- Anträge und Versicherungsscheine aller Sparten
- Vertragsspiegel und Kundenspiegel
- Fahrzeugscheine, Führerscheine, Personalausweise
- Rechnungen, Verträge, Kontoauszüge
- Abfotografierte Unterlagen in schlechter Qualität
- Handschriftliche Notizen und Kürzel
Was herauskommt
- Genau die Felder, die Sie vorher definiert haben
- In dem Format, das Ihr System erwartet
- Kennzeichen, Daten und Beträge einheitlich normiert
- Als JSON oder XML für die Weiterverarbeitung
- Als CSV oder Excel für die Hand des Sachbearbeiters
- Mit klarer Angabe, wenn etwas im Dokument nicht steht
Der Unterschied
Sie binden sich nicht an ein KI-Modell.
Sie wählen es aus.
Die meisten Lösungen entscheiden diese Frage einmal für Sie — und Sie leben mit der Entscheidung. SCAN///PDF ist als Verteiler gebaut: die Modelle aller gängigen Anbieter stehen bereit, die Umstellung ist ein Klick.
Der Markt bewegt sich schneller als Ihr Vertrag läuft
Welches Modell heute am besten liest, ist in einem halben Jahr überholt. Wer sich auf eines festlegt, muss bei jedem Sprung neu integrieren.
Nicht jede Aufgabe braucht das größte Modell
Ein Fahrzeugschein ist anders anspruchsvoll als ein 40-seitiger Vertragsspiegel. Sie wählen je Aufgabe zwischen Tempo, Genauigkeit und Preis.
Weniger Seiten, weniger Token
Unsere Prompts sind bewusst stark komprimiert — jedes gesparte Token senkt den Preis. Und in Verbindung mit der PDF///BOX werden überflüssige Seiten schon vorher aussortiert. Bezahlt wird nur, was tatsächlich gelesen wird.
So kommen Sie heran
Drei Wege, je nachdem wie tief es sitzen soll
Alle drei greifen auf dieselbe Verarbeitung zu. Sie können klein anfangen und später umsteigen.
In der PDF///BOX
SCAN///PDF sitzt direkt in der gewohnten Oberfläche. Die Box hat dann schon vorgearbeitet: OCR gelaufen, Dokument erkannt und zugeordnet, überflüssige Seiten aussortiert. SCAN///PDF muss nur noch die Detaildaten holen — das senkt die Kosten je Dokument spürbar.
Zur PDF///BOXAls Weboberfläche
Dokumente per Drag & Drop hochladen, auch mehrere gleichzeitig. Filter auswählen oder eigene anlegen, Ausgabeformat festlegen, Ergebnis abholen. Ohne dass jemand etwas programmieren muss.
Zur AnwendungÜber die Schnittstelle
Ein REST-Endpunkt für alles: Hochladen, Filtern, Auswerten, Abholen. Kompatibel mit jeder Programmiersprache. Wer die API der PDF///BOX schon nutzt, holt die Daten über die bestehende Verbindung ab.
Zur SchnittstelleSo läuft es ab
Einmal festlegen, was Sie brauchen
Ein Filter ist die Beschreibung dessen, was aus einem Dokumenttyp herausgeholt werden soll. Sie legen ihn einmal an und wenden ihn danach auf jedes gleichartige Dokument an.
Dokumenttyp wählen
Aus den vorbereiteten Filtern für gängige Unterlagen — oder einen eigenen anlegen.
Felder benennen
Sie beschreiben in normaler Sprache, welche Angabe Sie brauchen. Kein Regelwerk, keine Vorlagenkoordinaten.
Format festlegen
Wie ein Kennzeichen, ein Datum oder ein Betrag aussehen soll, damit Ihr System es annimmt.
Speichern und anwenden
Der Filter bleibt erhalten und läuft ab sofort auf jedes Dokument dieser Art.
Fehlt eine Angabe, meldet SCAN///PDF das ausdrücklich zurück, statt einen plausiblen Wert einzusetzen. Bei einem Versicherungsschein mit 51 abgefragten Feldern ist genau das der Unterschied zwischen brauchbar und gefährlich.
Belege
Was tatsächlich herauskommt
Auf scanpdf.de stehen vollständige Auswertungen echter Dokumenttypen — Feld für Feld nachlesbar, inklusive der Stellen, an denen die Angabe im Dokument fehlte. Sämtliche Testdokumente sind mit frei erfundenen Daten befüllt; personenbezogene Daten echter Menschen kommen darin nicht vor.
Führerschein bei schlechter Vorlage
Bewusst mit einer Aufnahme in schlechter Qualität getestet. Erkannt wurden Name, Geburtsort, Ausstellungsdatum, Gültigkeit, Ausweisnummer, ausstellende Behörde und die Erteilungsdaten aller 16 Führerscheinklassen.
KFZ-Versicherungsschein, 51 Felder
Von Kasko- und Haftpflichtbeitrag über Schadenfreiheitsklasse, Typschlüssel und Selbstbeteiligung bis zur Frage, ob ein Rabattschutz besteht. Wo das Dokument keine Auskunft gibt, steht das ausdrücklich dabei.
Fahrzeugschein Teil 1
Halter, Anschrift, Kennzeichen, Erstzulassung, Herstellernummer, Typschlüsselnummer und Fahrgestellnummer.
Wohnraum-Mietvertrag
Vermieter, Mieter, Wohnfläche, Beginn, Kaltmiete, Nebenkosten, Gesamtmiete und Kaution — auch dort, wo die Angaben über mehrere Seiten verstreut sind.
Ein Fall aus der Praxis
Wenn ein Versicherer sein Geschäft einstellt
Dann müssen bestehende Verträge zu einem neuen Versicherer umgedeckt werden — und der Makler hat nichts als alte Versicherungsscheine und unübersichtliche Vertragsspiegel. Von Hand ist das unrentabel.
Was ausgelesen wird
- Anrede, Name, vollständige Anschrift, Geburtsdatum, IBAN
- Bisheriger Versicherer und Versicherungsnummer
- Anzahl bisheriger Schäden
- Versicherungssumme und Tarifart
- Jahresbeitrag mit Steuer
- Kündigungstermin des Altvertrags
Wo es knifflig wird
- Der neue Vertragsbeginn hängt von den Kündigungsfristen ab
- Der Deckungsumfang muss möglichst nah am Altvertrag liegen
- Ein Zusatzbaustein darf nur angeboten werden, wenn er vorher enthalten war
- Belegt wird das über Einzelleistungen wie Forderungsausfall, Schlüsselverlust oder Drohnen über 250 g
Vermittler laden ihre Altpolicen in ein Bestandsumdeckungs-Portal, daraus entstehen vollautomatisch neue Verträge — auf Wunsch samt vorbereitetem Kündigungsschreiben für den Altvertrag. Für Versicherer
Für Entwickler
Ein Endpunkt, drei Schritte
REST, kompatibel mit jeder Programmiersprache. Wer die Schnittstelle der PDF///BOX bereits nutzt, holt die ausgelesenen Daten über die bestehende Verbindung ab — ohne zweite Integration.
Anmelden
API-Token im Dashboard erzeugen.
Senden
POST mit dem Dokument und der Filterkennung.
Verarbeiten
Strukturierte Daten zurück — JSON, XML, CSV oder XLSX.
Sparen
Über den Filter nur die relevanten Seiten an das Modell schicken.
Über die Upload-Schnittstelle bauen Sie eine zentrale Annahmestelle, in die Ihre Vermittler Anträge einstellen. Was dort ankommt, wird gelesen und aufbereitet weitergereicht. Alle Schnittstellen im Überblick
Über die Branche hinaus
Entwickelt für Versicherung.
Nicht darauf beschränkt.
Ein Filter beschreibt, welche Angaben aus welchem Dokument geholt werden sollen — was in dem Dokument steht, ist der Technik gleich. Für Maklerhäuser mit angeschlossener Verwaltung oder Buchhaltung ist das oft der zweite Nutzen.
Buchhaltung
Rechnungen erfassen, auf gesetzliche Pflichtangaben prüfen, handschriftliche Kürzel den richtigen Konten zuordnen.
Immobilien
Mietverträge, Grundbuchauszüge und Energieausweise beim Ersterfassen einer Wohneinheit.
Personalwesen
Arbeitsverträge, Zeugnisse und Lebensläufe strukturiert erfassen.
Finanzdienstleistung
Kreditverträge, Kontoauszüge und Vertragsdaten für die Bestandsübertragung.
Automobil
Fahrzeugscheine, Führerscheine und KFZ-Policen ohne Abtippen.
Recht
Verträge, Vollmachten und Gerichtsunterlagen nach Fristen und Klauseln durchsuchen.
Preise
Abgerechnet wird, was gelesen wird
Kein Paketpreis, keine Mindestabnahme: Die Abrechnung erfolgt pauschaliert je verarbeiteter Seite. Über die Schnittstelle gelten dieselben Konditionen wie in der Weboberfläche.
Die Spanne ist kein Rechenfehler, sondern die ehrliche Antwort: Was eine Seite kostet, hängt davon ab, wie umfangreich Ihre Dokumente sind und welches Modell sie liest. Ein Fahrzeugschein liegt am unteren Ende, ein vierzigseitiger Vertragsspiegel am oberen. Den für Sie gültigen Satz ermitteln wir an Ihren eigenen Unterlagen — nennen Sie uns einfach die Dokumentarten und die ungefähre Menge.
In Verbindung mit der PDF///BOX sortiert deren Seitenreduzierung überflüssige Seiten aus, bevor sie an das KI-Modell gehen — das wirkt sich unmittelbar auf die Abrechnung aus. Für den Betrieb gelten die AGB zu SCAN///PDF.
Fragen und Antworten
Technik und Datenschutz
Welche KI-Modelle stehen zur Auswahl?
Unter anderem Modelle von OpenAI (GPT), Anthropic (Claude), Google (Gemini) und Mistral. Wir nennen hier bewusst keine Versionsnummern: Die tatsächlich verfügbare Auswahl sehen Sie jederzeit im Livesystem, und sie ändert sich schneller, als eine Webseite gepflegt werden kann.
Entscheidend ist ohnehin etwas anderes: Wir können mit allen gängigen Anbietern zusammenarbeiten und auf Wunsch auch Spezialanbieter zusätzlich einbinden, wenn Sie aus fachlichen oder regulatorischen Gründen ein bestimmtes Modell brauchen. Welches Ihre Dokumente sieht, entscheiden Sie — nicht wir, und nicht einmalig bei der Einrichtung.
Wohin gehen meine Dokumente bei der Verarbeitung?
Zur Auswertung wird der Inhalt an das KI-Modell übergeben, das Sie ausgewählt haben. Zwei Punkte sind dabei vertraglich geregelt, nicht nur zugesichert:
- Mit den KI-Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge nach Artikel 28 DSGVO.
- Die Verwendung Ihrer Inhalte zum Training der Modelle ist vertraglich ausgeschlossen.
Dazu kommt, dass Sie die Wahl selbst treffen: Welches Modell Ihre Dokumente sieht, bestimmen Sie — jederzeit änderbar, auf Wunsch unterschiedlich je Dokumentart. Kommt ein Anbieter für Ihre Unterlagen nicht in Frage, schalten Sie ihn ab, statt das Produkt wechseln zu müssen.
Brauche ich die PDF///BOX dazu?
Nein. SCAN///PDF ist eine eigenständige Lösung — nutzbar über die Weboberfläche und über eine flexible API, ganz ohne Boxen.
Zusammen mit der PDF///BOX wird es allerdings günstiger. Die Box erkennt und sortiert mit einem eigenen Fingerprint-Verfahren vor, das kein KI-Modell braucht; an SCAN///PDF gehen danach nur noch die Seiten, auf denen wirklich etwas steht.
Was macht SCAN///PDF anders als die PDF///BOX?
Die PDF///BOX beantwortet die Frage „Was ist das, und wohin gehört es?" — mit einem Fingerprint-Verfahren, das Suchbegriffe nach Wahrscheinlichkeiten bewertet. Schnell, günstig, ohne Kosten je Seite.
SCAN///PDF beantwortet die Frage „Was steht drin?" — mit einem KI-Modell und stark komprimierten Prompts, die den Tokenverbrauch und damit den Preis niedrig halten. Dazu kommen selbst definierte Felder und Mappings, mit denen die Werte so ankommen, wie Ihr System sie erwartet. Das ist die Voraussetzung für eine echte Dunkelverarbeitung.
Was passiert, wenn eine Angabe im Dokument fehlt?
Dann wird das gemeldet, statt einen Wert zu erfinden. In den veröffentlichten Testauswertungen ist das an vielen Feldern nachlesbar.
Erkennt das System auch Handschrift?
Größtenteils ja — handschriftliche Notizen und Kürzel auf Rechnungen und Formularen werden gelesen. Bei schlecht lesbarer Handschrift bleibt eine Nachkontrolle sinnvoll.
Kann ich es vorher ausprobieren?
Ja. Sie können einen Testzugang anfordern oder das Live-Szenario auf scanpdf.de mit den bereitgestellten Testdokumenten durchspielen. Die Testdokumente enthalten ausschließlich frei erfundene Daten.
Wie schnell bekomme ich eine Antwort, wenn etwas klemmt?
In der Regel noch am selben Werktag. Die Reaktionszeit ist der Punkt, den unsere Kunden am häufigsten von sich aus hervorheben — 18 von 20 Rückmeldungen nennen sie ausdrücklich.
Am besten sehen Sie es an Ihren eigenen Unterlagen.
Im kostenlosen Webinar zeigen wir SCAN///PDF im Zusammenspiel mit der BiPRO///BOX und der PDF///BOX — und wer teilnimmt, zahlt für die Boxen dauerhaft weniger.