Post & Dokumente
PDF///BOX
Was die BiPRO///BOX hereinholt, liest die PDF///BOX. Sie erkennt, worum es geht, ordnet dem richtigen Vertrag zu und übergibt weiter — nachts, am Wochenende und wenn jemand krank ist.
Das Wichtigste auf einen Blick
- 85 % der täglichen Dokumentenflut sind verarbeitet, bevor Sie ins Büro kommen
- Texterkennung per OCR, Zuordnung über ein eigenes Fingerprint-Verfahren — schnell und günstig
- Für Detaildaten aus dem Dokument zuschaltbar: SCAN///PDF mit dem KI-Modell Ihrer Wahl
- Verarbeitet auch Briefe, Faxe und Fotos vom Smartphone
- Vertragsnummern werden auf Wunsch für die MVP-Zuordnung umformatiert
- Sortierung der Vorgänge nach Priorität
- Ab 39,00 € im Monat, netto
Warum das nötig ist
Abholen allein reicht nicht.
Jemand muss es auch lesen.
Ein digitaler Briefkasten ist ein Fortschritt — aber solange ein Mensch jedes Dokument öffnet, einordnet und benennt, ist die Arbeit nur verschoben, nicht erledigt.
Was hereinkommt
- Gescannte PDF aus dem eigenen Haus
- PDF aus E-Mail-Anhängen
- PDF aus dem BiPRO-430-Dienst
- PDF aus dem ExtraNet der Gesellschaften
- PDF aus FTP-Bereichen
- Alles Übrige, etwa Faxe und Handyfotos
Was daraus wird
- Der Inhalt wird per OCR digitalisiert und gelesen
- Das Fingerprint-Verfahren erkennt Dokumentart und Zugehörigkeit
- Eigene Dokumententitel werden verschlagwortet
- Vertragsnummern werden für die Zuordnung passend formatiert
- Der Vorgang landet nach Priorität sortiert im Verwaltungsprogramm
- Überflüssige Seiten werden vor der Verarbeitung aussortiert
So läuft es ab
Die Box lernt Ihre Post kennen
Sie zeigen einmal, wie ein Dokumenttyp behandelt werden soll. Danach macht die Box es allein — und zwar bei jeder Gesellschaft, die dasselbe schickt.
Dokument geht ein
Aus der BiPRO///BOX, per E-Mail, per Scan oder als Foto vom Smartphone.
Inhalt wird gelesen
OCR digitalisiert den Text, das Fingerprint-Verfahren wertet ihn aus — in Sekunden und ohne Kosten je Seite.
Anlernen, einmalig
Bei einem neuen Dokumenttyp legen Sie fest, was geschehen soll. Die Box merkt es sich.
Weitergabe
Zuordnung zum Vertrag, Verschlagwortung, Übergabe ans MVP — nach Priorität sortiert.
Wer die Schnittstelle der PDF///BOX anspricht, bekommt die BiPRO-Informationen der abgeholten Geschäftsvorfälle automatisch mitgeliefert. Zur BiPRO///BOX
PDF///BOX und SCAN///PDF
Zwei Verfahren.
Sie entscheiden, wie tief gelesen wird.
Beide Systeme lesen Dokumente — aber mit unterschiedlicher Technik, zu unterschiedlichen Kosten und für unterschiedliche Zwecke. Genau in der Kombination liegt der Unterschied zu allem, was sonst am Markt ist.
PDF///BOX — das Fingerprint-Verfahren
Die PDF///BOX wurde gebaut, um Dokumente schnell und kostengünstig zu analysieren. Dahinter steht ein von uns selbst entwickeltes Fingerprint-System: Es bewertet Suchbegriffe im Dokument nach Wahrscheinlichkeiten und schließt daraus auf Dokumentart, Gesellschaft und Vertrag. Entstanden ist das Verfahren, bevor es brauchbare KI gab — und es ist bis heute die schnellere und günstigere Vorstufe geblieben.
- Keine Kosten je Seite, keine Wartezeit auf ein Modell
- Liefert die Basisdaten: Dokumentart, Zuordnung, Vertragsnummer
- Sortiert überflüssige Seiten aus, bevor irgendetwas weitergereicht wird
- Reicht für den Regelfall — Post erkennen, zuordnen, ablegen
SCAN///PDF — die KI-Auswertung
SCAN///PDF arbeitet mit umfangreichen, stark komprimierten Prompts — komprimiert deshalb, weil jedes gesparte Token unmittelbar den Preis senkt. Über eine eigene Oberfläche werten Sie Dokumente aus, definieren Felder selbst und hinterlegen Mappings, damit die Werte genau so ankommen, wie Ihr System sie erwartet.
- Holt die Detaildaten heraus: Beiträge, Summen, Kennzeichen, Fristen
- Felder und Ausgabeformat legen Sie fest, nicht wir
- Mappings als Grundlage für Folgeprozesse bis zur Dunkelverarbeitung
- Modelle aller gängigen KI-Anbieter zur Auswahl, jederzeit wechselbar
Nur PDF///BOX
Für einfache Auswertungen die günstigste Lösung. Die Post wird erkannt, dem richtigen Vertrag zugeordnet, verschlagwortet und ans Verwaltungsprogramm übergeben. Mehr braucht der Alltag oft nicht.
PDF///BOX und SCAN///PDF
Die eigentliche Besonderheit. Die PDF///BOX liest die Basisdaten aus, SCAN///PDF erweitert sie optional um hochwertige Detaildaten. Der richtige Weg, wenn Sie Mappings für Folgeprozesse wie eine Dunkelverarbeitung brauchen.
Zu SCAN///PDFNur SCAN///PDF
Völlig unabhängig von den Boxen nutzbar: über die Weboberfläche oder über eine flexible API. Für alle, die keine Postverarbeitung brauchen, sondern nur Daten aus Dokumenten.
Zur SchnittstelleIn der Kombination läuft die PDF///BOX vor: OCR und Seitenreduzierung sind bereits erledigt, wenn SCAN///PDF übernimmt. An das KI-Modell gehen dann nur noch die Seiten, auf denen tatsächlich etwas steht — und abgerechnet wird nur, was gelesen wird.
Aus der Praxis
Was Anwender berichten
Gerade zum Ende des Jahres, wenn uns tausende Dokumente täglich erreichen, ermöglicht uns die PDF///BOX das taggenaue Abarbeiten. Unsere Sachbearbeiter pflegen damit zuverlässig die Daten — Vertragsnummern, Prämien, Vertragsstatus.
Wir schätzen uns sehr glücklich, Mr-Money als Partner gefunden zu haben. Dort arbeiten Menschen, die das Herz am richtigen Fleck haben und mit spannenden Ideen die Branche vorwärtstreiben.
Preise
Drei Pakete.
Und ein Webinar, das sich rechnet.
Der Unterschied zwischen den Paketen ist das Dokumentenkontingent — die Technik ist überall dieselbe.
Das Paket Basis wird günstiger, wenn Sie vorher ins Webinar kommen.
Die Webinare finden laufend statt und kosten nichts. Wer teilgenommen hat, bekommt für Basis diese drei Vorteile — und den Monatsrabatt dauerhaft, nicht nur im ersten Jahr.
- 149,00 € Aktivierung der Schnittstelle entfällt
- 20,00 € weniger Einrichtungsgebühr
- 10,00 € weniger im Monat, dauerhaft
Basis
39,00 € / Monatzzgl. 99,00 € Einrichtung · inkl. 12.000 Dokumente im Kalenderjahr
- Auslesen eingehender Dokumente per OCR
- Verschlagwortung eigener Dokumententitel
- Controlling für gelieferte Geschäftsvorfälle
- Umformatieren von Vertragsnummern für die MVP-Zuordnung
- Intelligente Seitenreduzierung vor der KI-Verarbeitung
- E-Mail-Support
Deluxe
99,00 € / Monatzzgl. 149,00 € Einrichtung · inkl. 30.000 Dokumente im Kalenderjahr
- Alles aus dem Basis-Paket
- Höchstes Dokumentenkontingent
- Deeplink über die Schnittstelle
- Hotline, 15 Minuten im Monat inklusive
- Aktivierung der Schnittstelle inklusive
Alle Preise netto, zzgl. Mehrwertsteuer. Kontingente je Kalenderjahr. Ohne Webinar-Teilnahme kostet die Aktivierung der Schnittstelle einmalig 149,00 €. Die Echtzeitverarbeitung mit künstlicher Intelligenz erfordert das kostenpflichtige Zusatzmodul SCAN///PDF, abgerechnet je Seite mit einem Richtwert von 0,5 – 3 ct.
Fragen und Antworten
Technik und Datenschutz
Wo werden meine Dokumente gespeichert?
Die PDF///BOX läuft in einem Rechenzentrum auf Linux-Servern. Dauerhaft gespeichert werden die Dokumente dort nicht — sie werden verarbeitet und weitergegeben.
Arbeitet die PDF///BOX selbst mit künstlicher Intelligenz?
Nein, und das ist Absicht. Die Box nutzt ein von uns entwickeltes Fingerprint-Verfahren: Sie bewertet Suchbegriffe im Dokument nach Wahrscheinlichkeiten und erkennt daraus Dokumentart und Zugehörigkeit. Das ist schneller und deutlich günstiger als ein KI-Modell — und für das Erkennen und Zuordnen von Post genügt es.
Künstliche Intelligenz kommt dort ins Spiel, wo es um die Inhalte geht: Wer Beiträge, Summen, Kennzeichen oder Fristen aus dem Dokument heraus braucht, schaltet SCAN///PDF dazu.
Wann brauche ich zusätzlich SCAN///PDF?
Faustregel: Für Erkennen und Zuordnen reicht die PDF///BOX. Sobald Sie Werte aus dem Dokument weiterverarbeiten wollen — in eigene Felder, über Mappings, bis hin zur Dunkelverarbeitung — kommt SCAN///PDF dazu.
Sie müssen sich nicht vorab entscheiden. SCAN///PDF lässt sich jederzeit zuschalten, ohne dass an der PDF///BOX etwas umgebaut wird.
Kann ich SCAN///PDF auch ohne die PDF///BOX nutzen?
Ja. SCAN///PDF ist eine eigenständige Lösung mit eigener Weboberfläche und einer flexiblen API — die dritte, völlig unabhängige Variante. In Verbindung mit der PDF///BOX wird es allerdings günstiger, weil deren OCR und Seitenreduzierung vorgeschaltet laufen und weniger Seiten an das Modell gehen.
Brauche ich die BiPRO///BOX dazu?
Nein, beide lassen sich einzeln nutzen. Zusammen sind sie stärker: Die BiPRO///BOX holt die Post, die PDF///BOX verarbeitet sie — und Sie sprechen trotzdem nur eine Schnittstelle an.
Funktioniert das auch mit Papierpost?
Ja. Gescannte Briefe, Faxe und sogar mit dem Smartphone abfotografierte Unterlagen werden verarbeitet.
Wen frage ich bei technischen Fragen?
Technische Fragen gehen an die Mr-Money Software GmbH — software@mr-money.de oder 03 72 96 / 92 73 98. Dort sitzen die Entwickler der PDF///BOX; Sie werden nicht weiterverbunden. Geht es um Preise oder ein Angebot, ist Emanuel Römer der richtige Weg: service@mr-money.de.
Sehen Sie die Box arbeiten.
Im kostenlosen Webinar zeigen wir den Anlernprozess live — und danach kostet die Box dauerhaft zehn Euro weniger im Monat.