PDF///BOX: Dokumentenmanagement für das Maklerbüro

Die Schreiben der Versicherungsgesellschaften kommen per BiPRO///BOX längst automatisch ins Büro – gelesen, eingeordnet und abgelegt sind sie damit aber noch nicht. Diesen Teil übernimmt die PDF///BOX, das Dokumentenmanagement von Mr-Money für Versicherungsmakler: Sie erkennt, um welche Art Schreiben es sich handelt, findet den passenden Vertrag und reicht den Vorgang an das Maklerverwaltungsprogramm weiter. Rund 85 Prozent des täglichen Posteingangs sind auf diese Weise bereits erledigt, wenn morgens der erste Mitarbeiter den Rechner einschaltet.

Vom digitalen Briefkasten zum erledigten Vorgang
Wie viel Arbeit ein digitaler Posteingang tatsächlich spart, entscheidet sich nicht beim Abholen, sondern danach. Die PDF///BOX nimmt Dokumente aus nahezu jeder Quelle an: aus dem BiPRO-430-Dienst und den ExtraNets der Gesellschaften, aus E-Mail-Anhängen und FTP-Verzeichnissen, vom eigenen Scanner, als Fax oder als Handyfoto. Jedes Dokument wird per Texterkennung lesbar gemacht, einer Dokumentart und einem Vertrag zugeordnet, mit den im Büro üblichen Titeln verschlagwortet und um leere oder überflüssige Seiten bereinigt. Vertragsnummern bringt die Box dabei in genau die Schreibweise, die das jeweilige Verwaltungsprogramm erwartet. Im MVP landet der Vorgang schließlich nach Dringlichkeit sortiert. Kommt ein Dokumenttyp zum ersten Mal, zeigt man der Box einmal, wie er zu behandeln ist; ab dann gilt das für jede Gesellschaft, die ein gleichartiges Schreiben schickt. Die KAB Maklerservice GmbH etwa arbeitet so selbst zum Jahresende, wenn täglich Tausende Dokumente eintreffen, ihren Eingang tagesaktuell ab.

Eigenes Erkennungsverfahren, KI nur bei Bedarf
Das Erkennen und Zuordnen erledigt die PDF///BOX nicht mit einem Sprachmodell, sondern mit einem bei Mr-Money entwickelten Fingerprint-Verfahren. Es gewichtet Begriffe im Dokument nach ihrer Wahrscheinlichkeit und schließt daraus auf Art, Absender und Vertrag. Entstanden ist dieses Verfahren, lange bevor brauchbare KI-Modelle verfügbar waren, und es hat sich seither im Büroalltag bewährt: Ein Dokument ist in Sekunden eingeordnet – mehr braucht es zum Sortieren der Post nicht. Wer darüber hinaus Inhalte weiterverarbeiten möchte – Beiträge, Versicherungssummen, Kennzeichen oder Fristen –, kann jederzeit SCAN///PDF zuschalten, ohne an der PDF///BOX etwas umzubauen. Die Box bereitet die Dokumente dann vor, sodass die KI-Auswertung nur noch die Seiten mit Inhalt erhält. Dauerhaft gespeichert wird dabei nichts; nach der Verarbeitung gehen die Dokumente direkt ans eigene Verwaltungsprogramm.

Ein Ablauf, der auch ohne Besetzung weiterläuft
Die PDF///BOX arbeitet unabhängig davon, wer gerade im Büro ist – nachts, am Wochenende und auch dann, wenn jemand krankheitsbedingt ausfällt. Morgens steht der Eingang bereits nach Priorität geordnet im Verwaltungsprogramm, und die Mitarbeiter können sich um das kümmern, was tatsächlich eine Entscheidung verlangt. Wer zusätzlich die BiPRO///BOX nutzt, spricht für beide nur eine Schnittstelle an; die BiPRO-Angaben zu den abgeholten Geschäftsvorfällen kommen dabei automatisch mit. Über ein Controlling lässt sich jederzeit nachvollziehen, welche Geschäftsvorfälle geliefert wurden. Technische Fragen landen direkt bei den Entwicklern in Stollberg, nicht in einer Warteschleife.

Ausgezeichnet wurde die PDF///BOX bereits 2017 mit dem Innovationspreis-IT in der Kategorie Dokumentenmanagementsysteme. Wie das Anlernen eines neuen Dokumenttyps in der Praxis aussieht, zeigen die regelmäßigen Webinare; Testzugang und weitere Informationen gibt es auf der Seite PDF///BOX.