PDF///BOX: Metadaten, die Prozesse im MVP auslösen

Ein Dokument, das über den BiPRO-430-Dienst hereinkommt, ist zunächst nur das: eine Datei, zu der ein Geschäftsvorfall gemeldet wurde. Einem Sachbearbeiter genügt das, denn er öffnet sie und weiß, was zu tun ist. Ein automatischer Ablauf im Maklerverwaltungsprogramm kann damit nichts anfangen. Die PDF///BOX von Mr-Money setzt genau an dieser Stelle an: Sie liest, was angeliefert wurde, und gibt es mit zusätzlichen Angaben weiter. Je mehr davon mitkommt, desto mehr erledigt sich anschließend ohne Zutun.

Welche Angaben dabei entstehen
Zu jeder Datei stellt die Box fest, was für ein Schreiben vorliegt, von welcher Gesellschaft es stammt und zu welchem Vertrag es gehört. Die Bezeichnung richtet sich dabei nach den Begriffen, die im eigenen Haus üblich sind, und nicht nach denen des Absenders. Besonders wichtig ist eine Kleinigkeit, an der die Zuordnung sonst regelmäßig scheitert: Vertragsnummern werden in die Schreibweise gebracht, die das angeschlossene Verwaltungsprogramm lesen kann — mit oder ohne Trennzeichen, mit führenden Nullen oder ohne. Dazu kommt eine Einordnung nach Dringlichkeit. Und wer die Schnittstelle der Box anspricht, erhält die BiPRO-Angaben zum Geschäftsvorfall gleich mitgeliefert, braucht also keine zweite Abfrage an anderer Stelle.

Was ein Verwaltungsprogramm damit anstellen kann
Erst mit diesen Angaben lassen sich Regeln formulieren, die ohne Nachfragen laufen. Eine Beitragsrechnung geht in die Buchhaltung, ein Nachtrag löst die Aktualisierung der Vertragsdaten und eine Wiedervorlage aus, eine Schadenmeldung landet beim zuständigen Betreuer, Werbung wandert ins Archiv. Keiner dieser Wege braucht jemanden, der vorher sortiert. Wer solche Regeln einmal aufgeschrieben hat, merkt schnell, dass die Dringlichkeit die wichtigste Angabe darunter ist: Nicht jedes Schreiben muss heute bearbeitet werden, einige aber eben doch, und genau diese Unterscheidung spart den Blick in alles andere. Der eigentliche Gewinn ist dabei nicht die eingesparte Viertelstunde, sondern die Aktualität des Bestands: Wenn Nachträge und Beitragsanpassungen laufend eintreffen und automatisch am richtigen Vertrag landen, zeigt ein Blick ins System, wie der Vertrag heute aussieht. Ohne diese Zuordnung ist dieselbe Frage eine Suche durch Ordner und Postfächer.

Wo die Grenze liegt — und wie sie sich verschieben lässt
Die Box beantwortet, was ein Dokument ist und wohin es gehört. Wer darüber hinaus die Werte daraus braucht — den neuen Beitrag, die geänderte Summe, eine Frist —, schaltet SCAN///PDF dazu und legt selbst fest, welche Felder in welcher Form zurückkommen. Erst damit wird ein Vorgang möglich, der vollständig durchläuft, ohne dass ihn jemand anfasst. Anschlussfähig bleibt dabei auch, was nicht elektronisch kommt: Gescanntes, Faxe und abfotografierte Unterlagen gehen denselben Weg, sodass im Haus nicht zwei Verfahren nebeneinander bestehen.