SCAN///PDF: Schluss mit dem Abtippen im Maklerbüro

Die Post ist sortiert, das Schreiben liegt beim passenden Vertrag – und dann beginnt die eigentliche Fleißarbeit: Werte vom Papier in die Verwaltungssoftware übertragen. Bei einem KFZ-Versicherungsschein kommen dabei über fünfzig Einzelangaben zusammen. SCAN///PDF von Mr-Money übernimmt diesen Schritt. Die Lösung liest den Inhalt einer Unterlage aus und gibt ihn so zurück, wie das eigene System ihn braucht. Im Blick sind dabei vor allem Maklerbüros, Vertriebe und Pools, in denen täglich Unterlagen erfasst werden.

Einmal einrichten, danach für jedes gleichartige Dokument
Gearbeitet wird mit Filtern. Ein Filter hält fest, welche Angaben aus einer bestimmten Art von Unterlage geholt werden sollen; angelegt wird er ein einziges Mal und greift danach bei jedem weiteren Dokument derselben Art. Benannt werden die gewünschten Angaben in gewöhnlichen Worten – niemand muss Regeln programmieren oder Positionen auf einem Formular ausmessen. Hinterlegen lässt sich außerdem, in welcher Schreibweise Kennzeichen, Datumsangaben und Geldbeträge zurückkommen sollen, damit die Weiterverarbeitung sie ohne Nacharbeit annimmt. Wer keine IT-Abteilung hat, fängt am besten in der Weboberfläche an: Unterlagen mit der Maus ins Browserfenster ziehen, Filter wählen, Ergebnis als Tabelle herunterladen. Tiefer eingebunden wird das Ganze über die PDF///BOX oder die Programmierschnittstelle – der Unterbau bleibt derselbe, ein Wechsel ist später also unproblematisch.

Der Fall, der sich per Hand nicht rechnet
Besonders deutlich wird der Nutzen bei einer Bestandsumdeckung. Zieht sich eine Gesellschaft aus einem Geschäftsfeld zurück, muss der Bestand zu einem anderen Haus – und als Grundlage liegen nur alte Policen und schwer lesbare Vertragsspiegel vor. Aus solchen Unterlagen kommen Kundenanschrift, Geburtsdatum und Bankverbindung ebenso heraus wie der Vorversicherer mit Vertragsnummer, die Vorschäden, die Versicherungssumme, die Tarifart, der Jahresbeitrag und der Termin, zu dem der alte Vertrag zu kündigen wäre. Die fachlichen Fragen bleiben Sache des Vermittlers: Wann der neue Vertrag beginnen kann, hängt an den Fristen, und Zusatzbausteine gehören nur ins Angebot, wenn sie im Altvertrag schon enthalten waren – nachweisen lässt sich das an einzelnen Leistungen wie dem Forderungsausfall oder dem Schlüsselverlust. Vertriebe und Pools richten über die Upload-Schnittstelle eine gemeinsame Anlaufstelle ein, bei der angeschlossene Vermittler ihre Anträge einreichen und die Daten aufbereitet zurückbekommen.

Lücken werden gemeldet, nicht gefüllt
Steht eine gesuchte Angabe nicht in der Unterlage, kommt sie als Fehlmeldung zurück – und nicht als plausibel aussehender Wert, den niemand geprüft hat. Bei über fünfzig abgefragten Feldern entscheidet gerade das darüber, ob ein Ergebnis im Alltag taugt. Wer es genau wissen will, findet auf scanpdf.de vollständige Auswertungen gängiger Unterlagen, darunter einen absichtlich schlecht abfotografierten Führerschein; die Testunterlagen sind mit erfundenen Daten befüllt.

Wer das an den eigenen Unterlagen sehen möchte, fordert einen Testzugang an oder nimmt an einem der Webinare teil. Einzelheiten zu Filtern, Ausgabeformaten und Abrechnung führt die Produktseite SCAN///PDF auf.